Foglio presenze: perché è importante per la tua azienda

Il foglio presenze si rivela dunque la conditio sine qua non per gestire molte pratiche vitali per l’esistenza dell’azienda.

Cos’è un foglio presenze

L’organizzazione dei turni non è cosa facile. Bisogna impiegare le giuste risorse affinché nessun settore rimanga scoperto per assicurare la produttività aziendale. In questo, è necessario considerare ipotetiche malattie, ferie, cambi turno e i vari imprevisti che possono presentarsi.

Questi dati non possono considerarsi secondari o di poco conto ma, al contrario, sono molto importanti per monitorare sia i dipendenti che l’andamento dei lavori.

Attraverso il loro studio incrociato si possono rilevare criticità, livelli di assenteismo e malattie, ore di straordinario che possono indicare la necessità di nuove assunzioni e ipotesi per poter migliorare la qualità del lavoro.

Avere report aggiornati è una soluzione per controllare e organizzare efficacemente le risorse in azienda.

Esistono tre diversi tipi di fogli presenze: quelli giornalieri, utilizzati per chi lavora soprattutto con persone a chiamata; settimanali, qualora non vi siano considerevoli variazioni nei turni di lavoro; mensili i più utilizzati ma allo stesso tempo i più rischiosi poiché i dipendenti potrebbero ritrovarsi a fine mese con un a mole importante di dati da dover inserire.

Il consiglio è educare i propri dipendenti alla compilazione giornaliera dei fogli presenze così da non perdere nessun dato o da non dover impiegare ore a fine mese per l’inserimento dei turni.

Come creare il foglio presenze

Le strade per dotarsi di un foglio presenze sono essenzialmente due.

La prima consiste nell’affidarsi ad Excel per crearsi autonomamente la scheda dove inserire manualmente i dati, o farli inserire ai dipendenti attraverso la condivisione del documento.

La seconda è dotarsi di un software di rilevazione presenze.

Il primo è sicuramente più macchinoso e, per alcuni, di difficile utilizzo.

Avere un foglio Excel significa dover quotidianamente inserire i dati inerenti a turni di lavoro e variazione degli stessi (ferie, permessi, malattie, ecc…).

Non tutti i dipendenti hanno la stessa predisposizione o voglia di compilare tali documenti.

Alcuni potrebbero anche non capirne l’importanza e lasciare in bianco le schede.

Recuperare i dati successivamente, oltre che dispendioso a livello di tempo ed energie, può rivelarsi piuttosto difficile.

Incorporando nella propria azienda un software che espleti tale mansione ripetitiva e annosa, ideale soprattutto per le aziende che hanno molti dipendenti da dover gestire, si potrà essere sicuri del completamento dei fogli presenze.

L’inserimento dei dati avviene in maniera automatica ogni qualvolta il dipendente timbra l’entrata e l’uscita del proprio turno di lavoro e tutte le volte che inserisce richieste speciali nel proprio portale personale.

Si snellisce l’attività dei lavoratori e del settore Risorse Umane che non dovrà più verificare la corrispondenza delle presenze inserite rispetto a quelle reali e potrà abbandonare gli innumerevoli fogli, cartacei o virtuali, da dover poi integrare in un unico report.

Il tutto si traduce in un guadagno di tempo ed energie da poter impiegare in compiti e mansioni differenti.

Conclusioni

La legge non impone un foglio presenze o un determinato tipo di compilazione ma come si è visto è caldamente consigliato averne uno.

In ogni caso, qualsiasi strada si scelga, bisogna ricordare che la sua importanza soprattutto per la compilazione delle buste paga, dove la retribuzione è calcolata sulle ore e sul tipo di ore lavorate sia in sede che in smartworking.

Aspetto questo molto sentito da tutti i lavoratori in attesa del cedolino mensile.

Nel caso in cui si decida per un foglio presenze Excel attenzione a salvare in maniera sicura in documento, meglio se in uno spazio cloud, per evitare di perderlo o deteriorarlo.

Per quanto riguarda i software spesso il freno riguarda il non voler spendere troppi soldi, specialmente se si è nella fase di lancio di una attività con pochi dipendenti.

L’idea può essere di partire con un documento “home-made” per poi passare qualcosa di più strutturato e professionale. Un investimento che verrà sicuramente ripagato con il tempo guadagnato.